Gegevens uit Excel of Google Spreadsheets in een ontwerp

Je kunt de tekst in een ontwerp rechtstreeks vullen vanuit een spreadsheet. Koppel een tekst aan een cel, een hele kolom of een rij van een Excel Online- of Google-spreadsheet. Past iemand de spreadsheet aan, dan verandert de tekst op je schermen mee, zonder dat iemand de Designer hoeft te openen. Handig voor een menukaart met prijzen, de zaalreserveringen van vandaag, openingstijden of een prijslijst.

Voordat je begint

Je team heeft een gekoppeld Microsoft- of Google-account nodig. Koppelen kan vanuit de Designer, of via Instellingen > Koppelingen.
Excel-bestanden moeten in OneDrive of SharePoint staan en als .xlsx zijn opgeslagen.
Zet een kop in rij 1 en in kolom A een naam per rij, bijvoorbeeld de gerechten in kolom A en de prijzen in kolom B. Screenbird vindt de juiste waarde dan op naam, ook nadat je rijen toevoegt of sorteert.

Een spreadsheet kiezen

Open je ontwerp in de Designer en klik links in het menu op Data.
Klik op Excel Online of Google Spreadsheets. Nog niet gekoppeld? Klik op de knop om je account te koppelen en ga daarna terug naar de Designer.
Kies je spreadsheet. Bij Excel kies je een van je recente bestanden of blader je door je mappen. Bij Google kies je het bestand in het eigen bestandsvenster van Google.
Het werkblad opent als raster met de echte waarden. Heeft het bestand meer werkbladen, kies dan bovenaan het juiste werkblad.

Een tekst koppelen die al in je ontwerp staat

Zo vul je het snelst een kant-en-klaar sjabloon, zoals een menukaart, zonder dat de opmaak verandert.

Selecteer een tekst in je ontwerp, bijvoorbeeld de prijs van een flat white.
Klik in het raster op de cel met die prijs. De tekst toont nu de waarde uit de spreadsheet, met hetzelfde lettertype, dezelfde grootte, kleur en plek.
Selecteer de volgende tekst en klik op de volgende cel. Het raster blijft open, en de regel erboven laat zien welke tekst je koppelt.

Je kunt ook bij de tekst beginnen: selecteer hem, klik in de werkbalk op Data en kies Excel Online of Google Spreadsheets.

Nieuwe tekst uit de spreadsheet toevoegen

Is er geen tekst geselecteerd, dan voegt een klik in het raster een nieuwe tekst toe:

Eén cel: klik op een cel.
Een hele kolom: klik op de kolomletter. Je krijgt één tekst met elke waarde uit die kolom op een eigen regel, zonder de kop. Zet je twee van zulke teksten naast elkaar, bijvoorbeeld een met de gerechten en een met de prijzen, dan blijven de regels op één lijn.
Een rij: klik op het rijnummer. Je krijgt de gevulde cellen van die rij naast elkaar.

Maak de tekst op zoals altijd. De waarde zelf komt uit de spreadsheet, dus die kun je niet overtypen.

Gekoppeld op naam of op cel

Selecteer een gekoppelde tekst en klik in de werkbalk op Data om te zien hoe hij gekoppeld is.

Op naam (standaard als dat kan): de tekst volgt de rij met dezelfde naam in kolom A en de kolom met dezelfde kop in rij 1, bijvoorbeeld "Flat white" en "Prijs". Rijen toevoegen, verwijderen of sorteren breekt de koppeling niet.
Op cel: de tekst toont altijd dezelfde cel, bijvoorbeeld B3.

Je kunt ook een tekst instellen die verschijnt als de cel leeg is, bijvoorbeeld "Uitverkocht", of de tekst ontkoppelen. Een ontkoppelde tekst houdt zijn laatste waarde en verandert niet meer.

Hoe snel schermen worden bijgewerkt

Schermen kijken elke 2 minuten in de spreadsheet. Valt de internetverbinding van een scherm weg, dan toont het de laatste waarden tot 24 uur lang.

Er klopt iets niet

De tekst verandert niet: controleer of de spreadsheet is opgeslagen en wacht een paar minuten. Gebruik in de Designer de verversknop boven het raster.
Het paneel vraagt om opnieuw te koppelen: de koppeling is verlopen. Koppel het account opnieuw via Instellingen > Koppelingen.
Een tekst toont de vervangtekst voor een lege cel, of niets: de naam in kolom A of de kop in rij 1 is gewijzigd of verwijderd. Zet de naam terug, of koppel de tekst opnieuw.