Gérer les équipes et les utilisateurs
Vous gérez les membres de votre équipe depuis Équipes dans la barre latérale : Inviter un nouveau membre envoie une invitation, et vous attribuez à chaque membre un rôle qui détermine ce qu'il peut voir et faire. Il existe trois rôles fixes (Propriétaire, Administrateur et Utilisateur), auxquels vous pouvez ajouter vos propres rôles.
Inviter un membre d'équipe
- Ouvrez Équipes dans la barre latérale.
- Cliquez sur Inviter un nouveau membre.
- Renseignez Prénom, Nom de famille et Adresse e-mail.
- Choisissez dans la liste déroulante le rôle attribué au membre.
- Laissez Générer automatiquement un mot de passe activé, ou saisissez vous-même un mot de passe dans Mot de passe (min. 12 caractères).
- Activez Exiger un changement de mot de passe à la première connexion si vous le souhaitez.
- Cliquez sur Inviter.
- À l'étape suivante, cliquez sur Envoyer un e-mail.
Le nouveau membre reçoit un message de bienvenue contenant un lien sécurisé qui lui permet de définir lui-même son mot de passe. Le mot de passe affiché dans le tableau de bord ne figure pas dans ce message. Si vous tenez à le communiquer, transmettez-le vous-même par un canal sécurisé.
Le nombre de membres et le nombre d'équipes ne sont pas plafonnés. Votre abonnement se facture à l'écran, pas à l'utilisateur : vous pouvez donc ajouter toutes les personnes qui travaillent sur vos contenus. Voir Gérer votre abonnement.
Exigences pour le mot de passe
Un mot de passe doit compter au moins 12 caractères. Screenbird refuse par ailleurs les mots de passe qui apparaissent dans des fuites de données connues.
Ce que chaque rôle peut faire
| Action | Propriétaire | Administrateur | Utilisateur |
|---|---|---|---|
| Gérer la facturation et l'abonnement | x | ||
| Modifier les paramètres de l'entreprise | x | ||
| Créer, modifier ou supprimer des rôles | x | ||
| Supprimer ou transférer le compte | x | ||
| Inviter et supprimer des membres | x | x | |
| Ajouter, modifier et supprimer des écrans | x | x | |
| Gérer l'identité de marque et les connexions | x | x | |
| Consulter les rapports | x | x | |
| Importer et gérer des fichiers | x | x | x |
| Créer des listes de lecture et des plannings | x | x | x |
| Envoyer du contenu vers les écrans | x | x | x |
Le Utilisateur voit bien les écrans, mais ne peut pas les ajouter, les modifier ni les supprimer. Le Administrateur dispose de tous les droits sur les modules, mais n'accède pas à la facturation, à l'abonnement ni aux paramètres de l'entreprise, et ne peut pas gérer les rôles.
Créer votre propre rôle
- Ouvrez Équipes, puis l'onglet Rôles.
- Cliquez sur Nouveau rôle.
- Activez, module par module, les droits accordés au rôle.
L'éditeur de rôles couvre neuf modules : écrans, fichiers, listes de lecture, plannings, équipes, corbeille, rapports, identité de marque et connexions. Pour chaque module, vous choisissez la consultation, la création, la modification et la suppression. Pour la corbeille, les rapports, l'identité de marque et les connexions, cet ensemble est plus restreint. Seul le Propriétaire peut créer, modifier ou supprimer des rôles.
Modifier le rôle d'une personne
- Ouvrez Équipes.
- Cliquez sur le membre pour ouvrir Modifier le membre.
- Sélectionnez le nouveau rôle dans Rôle, puis cliquez sur Enregistrer.
Chaque personne a un seul rôle dans votre organisation. Si vous ajoutez un membre existant à une deuxième équipe, il y conserve le même rôle.
Réinitialiser le mot de passe d'un membre
- Ouvrez Équipes et cliquez sur le membre.
- Choisissez Réinitialiser le mot de passe.
- Choisissez Générer automatiquement, Saisir manuellement ou Envoyer un lien de réinitialisation.
- Confirmez dans Confirmez avec votre mot de passe avec votre propre mot de passe, puis cliquez sur Réinitialiser ou Envoyer le lien.
Un membre peut aussi réinitialiser son mot de passe lui-même, via le lien « Mot de passe oublié » de l'écran de connexion.
Supprimer un membre d'équipe
- Ouvrez Équipes et cliquez sur le membre.
- Cliquez sur Retirer le membre, puis confirmez.
Le membre perd l'accès à cette équipe. Les contenus qu'il a créés restent dans votre compte.
Des équipes par site ou par service
Les écrans, les fichiers, les listes de lecture et les plannings appartiennent à une équipe. Avec Nouvelle équipe, créez une équipe par site ou par service et n'ajoutez chaque personne qu'à l'équipe dont elle a la charge. Un responsable de magasin ne voit ainsi que les écrans de son propre magasin. À l'intérieur de cette équipe, le rôle détermine ce qu'il a le droit de faire.
L'e-mail d'invitation n'arrive pas
- Vérifiez le dossier spam ou courrier indésirable du membre.
- Vérifiez que l'adresse e-mail est correcte.
- Rouvrez la fiche du membre et renvoyez le message avec Envoyer un e-mail.